AVG, ook voor Noordster!
Eind mei wordt de Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp) vervangen door een privacywetgeving die geldt in de gehele Europese Unie (EU): de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG). Deze wet versterkt de positie van de mensen van wie persoonsgegevens worden verwerkt. Organisaties die persoonsgegevens verwerken, waaronder dus voetbalclubs, krijgen meer verplichtingen om op een juiste manier om te gaan met deze gegevens.
Concreet houdt dit in dat verenigingen moeten opschrijven hoe zij omgaan met persoonsgegevens van hun leden, vrijwilligers en ander betrokkenen. Met deze documentatieplicht kunnen clubs aantonen dat zij voldoen aan de AVG, zo ook Noordster.
Inventarisatie
Noordster is druk bezig om de eerste stap te zetten volgens een stappenplan van de KNVB. Die bestaat uit een inventarisatie waar de persoonsgegevens liggen; waar staan ze en hoe wordt er mee omgegaan? En dat is vaak niet alleen bij de ledenadministratie, maar ook op andere plekken zoals bij formulieren op de websites, bij teamindelingen of wanneer een team op een (jeugd)kamp gaat en er medische gegevens worden verstrekt. Om die bijzondere persoonsgegevens te mogen gebruiken, moeten we aan extra voorwaarden voldoen.
Het juridische deel gaat over de vraag: hoe gaan wij met de gegevens om en waarvoor worden ze gebruikt. Dat moeten we inzichtelijk maken op onze website en bijvoorbeeld op het aanmeldingsformulier. Een ander vlak bevindt zich op het gebied van de ICT. We moeten er voor zorgdragen dat onze hardware goed beveiligd is en niet gemakkelijk gehackt kan worden.”
Toegang tot de gegevens
Een ander domein is de organisatorische procedure. Wie heeft er allemaal toegang tot de gegevens en is dat wel echt nodig? Hoe minder mensen toegang hebben hoe beter het is. Maar het moet wel gewoon werkbaar blijven.
Het laatste vlak zijn wij zelf, namelijk hoe zorgen wij ervoor dat iedereen zich ervan bewust is dat ze op een voorzichtige manier omgaan met de gegevens? Maar het gaat ook over het communiceren via de mail. We moeten ervoor zorgen dat bijvoorbeeld niet alle e-mailadressen zichtbaar zijn van degenen waar de mailing naar verstuurd wordt.
Publiceren van foto’s
Het publiceren van foto’s zorgt voor een ander lastig onderdeel uit de nieuwe wetgeving. In principe moet iedereen die op een foto komt, daar expliciet toestemming voor geven. Hiermee stuit je op praktische bezwaren, want je kunt niet altijd aan iedereen om toestemming vragen, zeker niet in het heetst van de strijd. Vooraf vragen lijkt ook geen optie. Praktischer kan misschien zijn om te zeggen, deze foto is voor de website. Degene die er niet op wil, doet dan vanzelf een stap opzij.
Dat het niet altijd helemaal volgens de letteren van de wet kan, daar ontkomen we niet aan.
Als er één ding duidelijk is, dan is het wel dat het bijna ondoenlijk is om alles perfect te regelen. Het is een inspanningswet. Dat wil zeggen dat wij moeten laten zien dat we als vereniging op een goede manier met de privacy omgaan en dat we passende maatregelen treffen. Dat dat niet altijd helemaal volgens de letteren van de wet kan, daar ontkomen we niet aan. Maar we moeten in ieder geval ons best hebben gedaan om het in goede banen te leiden.
Verzoek
Noordster wil alvast alle leden, vrijwilligers en ander betrokkenen verzoeken om zich bewust te worden van dat we straks te maken hebben met deze nieuwe privacywetgeving. Via de website zal iedereen op de hoogte worden gehouden van de ontwikkelingen.
De AVG vormt een belangrijk onderdeel van de gesprekken die aan het begin van het nieuwe seizoen 2018/2019 gepland staan tussen het bestuur en alle deelnemende teams aan de competitie. Behalve de leiding en de spelers zullen ook de ouders betrokken worden bij deze gesprekken.
Het bestuur.
Klik HIER voor de privacyverklaring van Noordster
